La semplificazione amministrativa, come facilmente si può comprendere dalla terminologia, è un processo di semplificazione del carico burocratico di un’azienda, a prescindere dalle sue dimensioni; il suo obiettivo principale è quello di migliorare l’efficienza delle imprese con conseguenti benefici in termini di costi e di tempo.
Fra i vari strumenti che giocano un ruolo importante nel processo di semplificazione si possono citare senz’altro la fatturazione elettronica unica e la carta carburante.
Vista la loro importanza, vediamo come tali strumenti possono contribuire alla semplificazione degli aspetti amministrativi delle aziende, in particolar modo di quelle in cui si devono gestire flotte di veicoli aziendali più o meno numerose.
La fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica è una metodica di fatturazione introdotta in Italia nel 2008; il suo ingresso è stato graduale, ma sono ormai ben pochi gli operatori economici che non sono tenuti all’obbligo di emettere la fattura elettronica.
Tale metodica si caratterizza per il fatto che l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture sono effettuate con appositi software gestionali e di sistemi telematici.
Una fattura elettronica è in formato digitale e viene trasmessa al destinatario tramite il Sistema di Interscambio, previa verifica della presenza dei dati obbligatori e della correttezza della partita IVA del mittente e del destinatario. Il software può essere on premises oppure su cloud.
La fatturazione elettronica facilita moltissimo il processo amministrativo perché molte operazioni, fra cui la creazione del documento e la sua trasmissione, sono automatizzate. Vengono semplificati anche i processi di archiviazione perché i software di fatturazione elettronica possono essere integrati con gli altri software di gestione contabile evitando le fasi di registrazione manuale.
I controlli effettuati a monte, inoltre, fanno sì che le fatture siano conformi a quanto previsto dalle normative; sono anche molto semplici e rapide le operazioni di ricerca di uno specifico documento.
La carta carburante
Anche le carte carburanti contribuiscono molto alla semplificazione amministrativa poiché automatizzano le procedure di pagamento e di gestione dei rifornimenti. Tra l’altro sono uno strumento che offre il requisito della tracciabilità dei pagamenti, requisito indispensabile, insieme alla fatturazione elettronica, per la deducibilità delle spese del carburante e la detrazione dell’IVA.
Ne esistono tre tipologie principali: monomarca, multimarca e universali. Una carta carburante monomarca viene emessa da una compagnia petrolifera e può essere utilizzata esclusivamente per il rifornimento su un distributore della sua rete; una carta multibrand, emessa da una società di servizi, consente invece di rifornirsi nelle stazioni di servizio convenzionate a prescindere dal brand (quindi presso distributori di più compagnie petrolifere), mentre quelle universali danno l’opportunità di rifornirsi presso qualsiasi distributore, ivi comprese le cosiddette “pompe bianche”.
Esempi di carte universali sono quelle proposte da Edenred UTA mobility, partner ideale per chi punta alla semplificazione amministrativa e a una gestione più efficiente delle flotte aziendali.
Utilizzando le carte carburante UTA o UTA e+ (che permette anche le ricariche elettriche), le transazioni di tutte le carte carburante in carico all’azienda saranno raggruppate in un’unica fattura elettronica riepilogativa che dopo le opportune verifiche sarà inviata al cliente. La gestione di queste carte carburanti è poi resa semplice ed efficiente da un’apposita app che permette la visualizzazione dei dettagli delle transazioni e consente anche la ricerca dei punti di rifornimento e ricarica dei veicoli della flotta aziendale.
